Primul semn că afacerea ta se dezvoltă este momentul în care ești nevoit să-ți mărești echipa sau, cu alte cuvinte, să începi să-ți angajezi primii oameni. Însă, ca orice antreprenor la început de drum, ocupi mai multe poziții în mica ta firmă și ai mai multe responsabilități, inclusiv responsabilitatea de a intra în rolul unui specialist în HR și de a te ocupa de formalitățile de angajare a noilor tăi colegi.

Pe lângă întocmirea contractului individual de muncă, mai trebuie să adaugi la acesta și o anexă destul de importantă, numită fișa postului.

Ce este fișa postului?

Fișa postului, deși se prezintă sub forma unei anexe la contractul de muncă, este un document indispensabil, mai ales în situația în care apar neînțelegeri între cele două părți – angajator și angajat. Dacă conținutul acesteia nu este respectat și devine necesară intervenția la nivel juridic pentru rezolvarea cazului, fișa postului devine o probă puternică în instanță, care poate fi în beneficiul tău.

Și totuși, ce este fișa postului? Fișa postului este un document care conține toate atribuțiile, drepturile și modul de îndeplinire al acestora, care îi revin unui angajat la viitorul loc de muncă. Cu alte cuvinte, această anexă va fi o formă de ghidaj a noului angajat, în buna cunoaștere a sarcinilor și cerințelor pe care trebuie să le îndeplinească pe poziția pe care o va ocupa.

Pe lângă rolul său de stabilire a sarcinilor și atribuțiilor, fișa postului este utilă în recrutarea, selecția, angajarea și chiar formarea profesională a viitorul angajați. Iar pentru tine, ca angajator, acest document te va susține în evaluarea performanțelor, precum și în formarea profesională a angajatului.

Practic, poți lua fiecare sarcină trecută pe hârtie și măsura gradul în care acestea au fost respectate. După o evaluare corectă, îți va fi mult mai ușor să stabilești ce poate fi îmbunătățit la angajatul tău și cât de bine se potrivește cu rolul respectiv.

Cine întocmește fișa postului?

O întrebare cu răspunsuri multiple, în funcție de situație. Dacă ai o companie mică, aflată la început de drum, și nu deține propriul departament de resurse umane, tu – managerul general, ești nevoit să întocmești fișa postului. În schimb, dacă ai deja o mică echipă, poți delega această sarcină unui subaltern care ar fi superiorul ierarhic al celui care urmează să fie angajat sau unui angajat pe postul respectiv, însă doar pentru revizuirea fișei sau îmbogățirea ei.

Citește și: Cum redactezi un anunț de recrutare, exemplu

Ce trebuie să conțină fișa postului?

Dacă privim din poziția unei persoane care se află în căutarea unui loc de muncă și care vrea să aplice la un anumit job disponibil, aceasta va citi înainte responsabilitățile pe care le presupune rolul respectiv, beneficiile de care va avea parte, precum și portretul ideal al viitorului angajat.

Să spunem că această prezentare a rolului este o previzualizare a fișei postului, care va fi alăturată contractului individual de muncă. Însă, pentru a-ți face o idee și a-ți imagina un model cu fișa postului, vom detalia mai jos ce trebuie să cuprindă aceasta pentru a fi corectă și completă.

1. Denumirea oficială a postului

Denumirea oficială a postului nu este întotdeauna aceea cu care ne prezentăm când suntem întrebați ce lucrăm, spre exemplu: brand manager, digital marketing specialist, ci este cea trecută în nomenclatorul național al profesiilor, însoțită mereu de codul COR asociat rolului respectiv.

Alături de denumire, este obligatoriu să precizezi departamentul în care va lucra viitorul angajat și persoana la care se va raporta, în ceea ce privește rezultatele sau performanțele. Tot în această categorie trebuie să integrezi și organigrama companiei, nu neapărat sub formă de schiță, ci să menționezi ierarhiile, adică pozițiile de subordonare și de coordonare pe care le va deține angajatul în relație cu colegii lui.

2. Cerințele postului

În cea de-a doua categorie vei include programul, zilele de muncă, precum și numărul de zile de concediu de care va beneficia angajatul. Totodată, dacă rolul respectiv presupune și deplasări, este important să menționezi acest lucru, deoarece unele persoane nu sunt deschise către așa ceva.

3. Informații referitoare la mediul și spațiul de lucru

La această categorie se va menționa dacă angajatul va lucra de la birou, de acasă sau pe teren, precum și tipul de echipamente de care va avea sau nu nevoie. Spre exemplu, dacă lucrează în marketing, va avea nevoie de un laptop, de un telefon și probabil că de o imprimantă. Dacă jobul respectiv implică și muncă de teren, atunci vei menționa că are nevoie de mașină pentru a se deplasa.

4. Scopul postului

Aici, vei menționa scopul pentru care a fost creată această poziție, scop pe care îl vei stabili singur. Spre exemplu, dacă rolul respectiv este de recepționist, vei menționa în această categorie că scopul său este primirea apelurilor de la clienți și înregistrarea cererilor lor.

5. Principalele sarcini și responsabilități

În cadrul acestei categorii, vei menționa clar sarcinile și responsabilitățile pe care le va trebui să le respecte viitorul angajat. Nu uita să oferi detalii la fiecare atribuție în parte, pentru a nu lăsa loc de neclarități. Dacă există sarcini secundare, pe lângă cele principale, nu uita să le menționezi într-o subcategorie.

6. Sănătatea și securitatea în muncă

Nu este o categorie obligatorie în fișa postului, ci doar una facultativă, deci rămâne la latitudinea ta dacă vei include sau nu aceste informații în fișa postului, care oricum vor fi dezbătute la examenul de Medicina Muncii, obligatoriu în procesul de angajare.

7. Autoritatea de a lua decizii

Dacă ai nevoie de o persoană care să ocupe un rol de conducere, ea va avea automat și puterea de a lua decizii în ceea ce privește mersul lucrurilor în firmă. Însă, anumite decizii pot fi luate doar de antreprenor, de aceea este esențial să menționezi în fișă în ce direcții și pe ce subiecte poate decide viitorul angajat.

8. Profilul postului

Știi că mai sus vorbeam despre portretul angajatului ideal pe care îl incluzi în anunțul de angajare? Aceleași informații vei menționa și la această categorie, adică cerințele în care trebuie să se încadreze viitorul angajat, cum ar fi tipul de studii, abilități și lista poate continua.

9. Criterii de evaluare

Pe lângă faptul că angajatorul poate evalua performanțele angajatului prin citirea principalelor responsabilități și sarcini pe care le are, el se poate ghida și cu ajutorul categoriei: criterii de evaluare. Aici, vei menționa standardele poziției pe care viitorul angajat va trebui să le mențină.

Citește și: 10 tehnici de motivare şi fidelizare a angajaţilor

Cum o poți modifica?

Sunt situații în care ești nevoit să faci modificări în fișa postului, pentru că uneori se înmulțesc atribuțiile față de cele de la angajare. Pentru aceasta, este obligatoriu să-i aduci la cunoștință angajatului cu urmează să intervii asupra fișei postului. În schimb, dacă se schimbă specificul muncii și ești nevoit să faci modificări majore, trebuie să ceri consimțământul angajatului în acest sens. În ambele situații, fișa postului actualizată va fi semnată de ambele părți și va fi anexată la contractul individual de muncă.

Citește și: De ce angajarea part-time de studenți și pensionari poate fi o soluție

După redactarea într-un limbaj cât mai concis și clar a fișei de post, o vei prezenta proaspătului angajat pentru a fi semnată, iar apoi o vei anexa la contract. Este o etapă obligatorie pe care trebuie să o ai în vedere atunci când te afli în creștere și urmează să-ți întemeiezi propria echipă, dar nu ai încă un departament de resurse umane.

Fișa postului îți va simplifica relația cu viitorul angajat și te va ajuta să crești performanțele întregii echipe, pentru a atinge principalele obiective ale companiei tale, așa că nu uita de ea.